說起組織管理招標活動，招標代理機構相對來說是好的，同時也積累下來了很多招投標經(jīng)驗，如果能得到招標代理機構的指點分享的話，將對我們的招標工作事半功倍。招標代理機構都是如何做好招投標工作的。
一、招標前的準備工作
1、招標前要做好招投標工作重要就是搞清楚誰在招，怎么招，誰來投，投什么。要做到心里有數(shù)并做到仔細理解招投標文件，緊跟招投標流程，關注每個環(huán)節(jié)，注意信息收集，因招投標主體而異隨著招投標的流程開展工作。
2、準備充分，參與招投標的人員要充分認識到個人的責任與企業(yè)的利益密切相關，自己所做選擇的正確與否對公司的設備、工程質(zhì)量、成本等影響很大。要充分認識到招投標工作的嚴肅性，嚴格按照規(guī)定和流程、手續(xù)進行。各級參與人員特別是非專門的人員要充分發(fā)揮應有作用。對投標廠家的資質(zhì)、能力、產(chǎn)品質(zhì)量、信譽等要了解細致，確保所選擇廠家的代表性。提前明確招投標的內(nèi)容和要求，做好各方面的準備，并做到廠家與招標單位的相互信任。需與其他單位、分公司溝通的要及時聯(lián)系。
3、溝通順暢，在內(nèi)部要提前通知，使招投標小組的成員能及時了解招投標的要求、內(nèi)容、標準等;投標方的資料要保證小組成員能及時看到和熟悉，并在每次評標前做到評標人員合理分工，進行相關內(nèi)容的匯總、把關。
4、標書完善，規(guī)范招投標文本，標書內(nèi)容要詳盡，關鍵性的內(nèi)容要明確列出，如工程總量、設備需求總量、設備要達到的國際和國內(nèi)標準、質(zhì)量保證措施、付款要求、評標標準等，做到內(nèi)容標準統(tǒng)一，使投標方具有操作性，并便于招標人員開展工作。
二、招標階段
1、招標公告的刊登，在進行招標前，應在國內(nèi)外有影響的報刊上發(fā)布招標公告。它包括招標通知和招標廣告兩個部分。招標通知是指分別送給與項目有關的與所在國建立了外交和商務關系的各國有關部門的書面通知。招標廣告是指在國內(nèi)外有影響的報刊上所刊登的招標廣告。通知和廣告的內(nèi)容應包括：項目名稱、項目地點、項目內(nèi)容概況、工程范圍、索取招標文件的日期、地址及截止日期、招標條件、價格以及有關事項的咨詢單位等。
2、資格預審，資格預審是指對愿意承擔招標項目的投標人進行的財務狀況、技術能力、資信等方面的預先審查。目的是選擇確有承包能力的投標人。以免一些不符合要求的廠家也前來投標，造成不必要的工作量和工作難度。
3、制定標底，招標委員會刊登招標廣告后，即應準備合同價格，通過項目概算,確定合同的價格水平，亦稱為”標底”，是招標委員會掌握的底牌，是保密的。
4、公開招標，公開招標是指招標委員會通知取得投標資格的投標人或刊登廣告知悉投標人索取或購買招標文件，邀請其前來投標的招標環(huán)節(jié)。
5、開標，開標是指招標委員會在規(guī)定的日期、時間和地點，將截止日期前收到的全部投標文件，在所有投標人或其代表在場的情況下，當場拆封投標文件，并公開宣讀各投標人的投標條件，以使全體投標人了解各家的標價，這種程序即為開標。開標環(huán)節(jié)做到“三開”、“三不開”，即準備工作好了開，做不好不開;招標人員到齊了開，到不齊不開;監(jiān)督人員在場開，不在場不開。
6、評標與決標，開標以后即轉入評標階段。招標委員會將投標文件的標價，及其它條件一一匯集列表，選取其中報價的四、五份投標文件，進行審查、鑒別、比較，直至決定中標單位，這一階段，是在秘密條件下進行的。
三、招投標后期
1、簽訂合同，中標人在接到正式的”中標通知書”后，即應在規(guī)定的時間內(nèi)與工程業(yè)主簽訂工程承包合同。合同先由一方起草，并在該草稿基礎上進行磋商，達成一致諒解后簽訂。
2、處理好質(zhì)量、價格及與以往合作廠家的關系處理好質(zhì)量、價格、服務、工期的關系，以使所選擇廠家能夠大限度地滿足招標方的要求。還要處理好與原合作廠家的關系。以往合作過的廠家，招標方對其質(zhì)量、服務水平等比較熟悉，這是其競爭的優(yōu)勢。但這些廠家不能因此而提高價格，價高而再次入選會助長其優(yōu)勢意識，對以后的招投標不利。所以，對于新的廠家，價格略低而服務、質(zhì)量又有保證的，為引入競爭可以分批量逐步引入。
3、做好以往招投標的統(tǒng)計分析，應通過對以往招投標結果的匯總和統(tǒng)計，做好價格、質(zhì)量的預測，必要時做好標底。不能越招標，服務與價格越高，成本越大。要通過統(tǒng)計與分析，積累經(jīng)驗，在以后的招投標中做到什么樣的廠家可以投什么樣的標，什么樣的產(chǎn)品在什么價格區(qū)間合理，做到心中有數(shù)。
四、關于招投標工作中的檢查和保密
1、強化招投標工作的監(jiān)督檢查機制，充分發(fā)揮人員的作用，法律、財務、審計人員要層層把關;招投標的各個環(huán)節(jié)，紀檢監(jiān)察人員要全程參與監(jiān)督;投票統(tǒng)計中，要做到一人統(tǒng)計一人核查。另外，招投標人員要簽訂履行廉潔勤政責任書，防患于未然。
2、做好招標投標保密工作，在招標采購過程中有很多信息是需要在一定時段內(nèi)甚至要長期保密的，包括潛在投標供應商的名單、評標委員會成員名單、標底、供應商的商業(yè)秘密等。如果保密工作做得不到位，勢必影響招標采購結果的公平。
